Hoe behaal je certificatie in de zorg?

Je hebt besloten dat je als zorgorganisatie een HKZ- of ISO-certificering gaat behalen. Maar hoe pak je dit aan? En vooral: hoe zorg je dat je het traject succesvol afsluit, met als kers op de taart, het behalen van het certificaat? In dit blog leggen we het stap voor stap aan je uit.

Waarom een certificaat voor de zorg?

Als zorgorganisatie kun je er voor kiezen om een HKZ-certificaat of ISO-certificaat te behalen. Je toont hiermee aan dat cliënten centraal staan in de organisatie, dat intern de zaken goed geregeld zijn en dat de zorg- en dienstverlening continu en aantoonbaar verbeterd wordt.

Welke certificaten voor de zorg zijn er?

In de basis zijn er twee soorten certificaten geschikt voor de zorg:

• HKZ-certificering
• ISO-certificering

HKZ-certificering
Als je kiest voor HKZ-certificering heb je keuze uit certificering op basis van een branche specifieke norm, bijvoorbeeld gericht op apothekers of thuiszorg, of op basis van een generieke norm, zoals HKZ Kleine Organisaties of HKZ Zorg & Welzijn.

ISO 9001 certificering
De ISO 9001 norm is dé internationale norm voor kwaliteitsmanagement die ook toepasbaar is in de zorgsector. Wil je gaan voor een ISO 9001 norm maar met een concrete invulling voor de zorg? Dan is er nog de NEN 15224 norm waarin specifieke eisen voor de zorg zijn toegevoegd.

De verschillen tussen de certificaten voor de zorg leggen we uitgebreid uit in dit blog.

Twijfel je welke norm het beste past bij jouw organisatie? Maak dan gebruik van onze ‘Normkiezer voor de zorg’.

Certificatie in de zorg in 7 stappen

Om te zorgen dat jouw organisatie de certificering behaalt en daarna behoudt, hebben we 7 stappen om hier te komen voor je op een rij gezet.

1.     Weten wat je moet doen

Als je toe bent aan certificatie, dan heb je waarschijnlijk al een norm gekozen die past bij je organisatie. Je begint daarom bij weten wat je moet doen om je voor deze norm te certificeren. Je komt dit te weten door het bestellen van de norm die je gekozen hebt. Zowel de HKZ-normen als de ISO-normen kan je bestellen bij NEN. Neem deze door en raak bekend met de eisen die gesteld zijn.

2.     Zelf aan de slag of ondersteuning inhuren

Ga na of je voldoende kennis, maar ook tijd hebt, om het traject zelfstandig uit te voeren. Oriënteer je (zo nodig) op de mogelijkheid om ondersteuning in te huren.

Een adviseur kan jou en de gehele zorgorganisatie goed ondersteunen bij het opzetten van een kwaliteitssysteem. Je maakt gebruik van de vele jaren ervaring van experts en je leert direct hoe je in de toekomst zelf het kwaliteitssysteem kunt onderhouden. Wel zo efficiënt!

3.     Projectplan opstellen en uitvoeren

Je gaat aan de slag met het behalen van de certificering. In deze fase is het van belang om een aantal stappen vast te leggen in een projectplan. Zorg dat alle stappen duidelijk zijn beschreven met concrete doelen, deadlines en wie verantwoordelijk is voor de uitvoering. In onderstaande stappen leggen we uit hoe je dit aanpakt.

Heb je behoefte aan structuur? Download onze Projectplan Template en ga direct aan de slag!

Betrek collega’s

Bedenk welke collega’s je bij het certificeringstraject wilt betrekken en welke rol zij spelen in het geheel. Waarvoor heb je ze nodig?

Zorg voor betrokkenheid

Ga na welke betrokkenheid je wilt dat het managementteam of de directie krijgt en hoe je van plan bent dit te gaan realiseren. Hun aantoonbare inzet op gebied van kwaliteitsmanagement is vereist om aan de eisen ten aanzien van leiderschap te voldoen. Betrek de directie daarom tijdig bij het proces en maak duidelijk wat de verwachtingen zijn.

Maak een documentindeling

Maak een indeling voor de documenten van je kwaliteitsmanagementsysteem. Volg zoveel mogelijk de werkwijze van de organisatie op en probeer niet teveel volgens de rubrieken van de HKZ- of ISO-norm te werken. Vroeg of laat zullen deze weer veranderen, terwijl je werk hetzelfde blijft. Focus je daarom op een basisindeling. De indeling die wij hiervoor gebruiken is:

• Beleid
• Primaire processen
• Ondersteunende processen
• Kwaliteitsmanagement

Breng procedures in kaart

Breng in kaart wat er al aanwezig is in de organisatie. Welke procedures, protocollen, instructies en formulieren zijn er al? Zijn deze documenten actueel of moeten ze geactualiseerd worden?

Stel procedures op

Stel de gewenste procedures, instructies en formulieren op om te voldoen aan HKZ- of ISO-norm. Let er hierbij wel op dat je de procedure beschrijft alsof je het al op die manier uitvoert. Dus niet: ‘We gaan een intakeformulier gebruiken’, maar ‘Voer de intake uit aan de hand van het intakeformulier’.

Maak een actielijst

Houd bij het opstellen van de documenten bij wat je nog niet doet en welke actiepunten je nog moet implementeren. Ga hiermee aan de slag.

4.     Verplichte verbeterinstrumenten invoeren

De essentie van HKZ- en ISO-certificering is continu verbeteren. Om dit te borgen, zijn verschillende verbeterinstrumenten een verplicht onderdeel van HKZ- en ISO-certificering.

Veel organisaties hebben een werkwijze voor het omgaan met klachten en incidenten en het uitvoeren van klanttevredenheidsonderzoek. Maar er zijn veel andere verbeterinstrumenten die minder bekend zijn. Zo moet je bijvoorbeeld periodiek een context- en stakeholderanalyse doen, interne audits uitvoeren en een directiebeoordeling opstellen. Alle verbeterinstrumenten moeten aantoonbaar uitgevoerd zijn en leiden tot corrigerende maatregelen. Meer informatie over interne audits lees je in dit blog.

Wil je zelf aan de slag met certificering en wil je meer leren over kwaliteitsmanagement en verbeterinstrumenten? Wij geven een eendaagse training Kwaliteitsfunctionaris en Verbeterinstrumenten.

5.     Offertes voor certificering aanvragen en audit vastleggen

Ga op tijd aan de slag met het aanvragen van twee of drie offertes bij verschillende certificerende instellingen (CI’s). Met alle drukke agenda’s is het fijn om een duidelijke deadline voor de certificering te hebben. Daarnaast hebben ook de CI’s een planning die vaak al enkele maanden vooruit volgepland is. Hier vind je een overzicht van de CI’s.

6.     Externe audit laten uitvoeren

Op de afgesproken data voert de CI de externe, certificeringsaudit uit. Als je nog niet gecertificeerd bent, bestaat de audit altijd uit het fase 1 onderzoek, waarin documentatie wordt bekeken en wordt vastgesteld of je organisatie klaar is voor certificering en (enkele weken later) het fase 2 onderzoek waarbij ook op de werkvloer wordt onderzocht of aan alle normen wordt voldaan.

Zijn er geen tekortkomingen, dan ontvang je je certificaat. Als er wel tekortkomingen zijn, wordt er afgesproken op welke wijze je deze gaat oppakken en binnen welke termijn. Dat wordt opnieuw beoordeeld door de CI, waarna je alsnog je certificaat ontvangt.

7.     Kwaliteitsmanagement borgen in de organisatie

Omdat kwaliteitsmanagement om continu verbeteren draait, wordt dit jaarlijks getoetst door de CI, dus ook na het behalen van je certificaat is het belangrijk om met het kwaliteitsmanagementsysteem bezig te blijven.

Dit betekent bijvoorbeeld dat alle documentatie up-to-date moet blijven en dat alle verbeterinstrumenten periodiek en aantoonbaar uitgevoerd moeten worden en dat duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is. Software om dit te ondersteunen (zoals Q-link), kan hierbij van toegevoegde waarde zijn. Kijk voor meer informatie over Q-link op de website van LENS business software.

Aan de slag!

Ga jij binnenkort aan slag met HKZ- of ISO certificering en wil je sparren met een van onze experts? Twijfel je of je al toe bent aan certificering? Start vol vertrouwen aan je certificering met behulp van onze gratis Kwaliteitscheck!

Ook voor de totale begeleiding of juist voor het borgen van kwaliteitsmanagement in de organisatie na het behalen van het certificaat kan je bij ons terecht. Onze aanpak is praktisch en efficiënt en zijn gespecialiseerd in begeleiding van certificering voor zorgorganisaties.