Externe audit in de zorg: 7 tips voor een succesvolle voorbereiding

Als je kijkt naar de voorbereiding op een externe audit bij zorgorganisaties zijn er best wat verschillen. Daar waar de ene zorgorganisatie een rode loper uitlegt, een kilo zeebanket chocolade bestelt en alles drie maanden van tevoren tot in de puntjes heeft uitgewerkt in een draaiboek, zijn er ook zorgorganisaties die van de stress of onbekendheid niet weten waar te beginnen. Daardoor wordt de hele voorbereiding op de externe audit te lang uitgesteld met alle gevolgen van dien. Een externe audit in de zorg kan best spannend zijn wanneer je niet goed weet wat er van je verwacht wordt of wanneer je het gevoel hebt dat je het afgelopen jaar te weinig tijd hebt besteed aan het borgen en monitoren van je kwaliteitssysteem. Maar geen paniek! In dit blog helpen wij je op weg.

Wat is een externe audit?

De woorden ‘externe audit’ zeggen het al. Een externe audit wordt uitgevoerd door een externe partij. De externe partij is een certificerende instantie (CI). Er zijn in Nederland verschillende certificerende instanties, maar niet alle CI’s toetsen in de zorg. Voor een externe audit in de zorg kan je onder andere terecht bij organisaties zoals TÜV Nederland, Dekra en KIWA.

Bij een externe audit wordt er aan de hand van de betreffende norm, zoals HKZ of ISO 9001, gekeken of je organisatie werkt volgens de gestelde eisen binnen deze norm en de wet- en regelgeving. Dit doet de auditor door belangrijke bedrijfsdocumenten en registratieformulieren te bestuderen. Daarnaast neemt de externe auditor interviews af met medewerkers.

De auditor gaat na of de beschrijving van de eigen procedures en werkwijzen in het handboek overeenstemmen met de werkwijze van de organisatie in de praktijk. Met andere woorden, men controleert of je zegt wat je doet en doet wat je zegt. Als dit niet het geval is, komt de kwaliteit van zorg in het gedrang. Met het behalen van je certificaat laat je niet alleen zien dat je kwaliteit van zorg belangrijk vindt, maar dat je ook kwaliteit van zorg levert.

Verschil interne en externe audit

Voordat de auditor van een certificerende instantie een externe audit komt uitvoeren is het van groot belang dat je zelf interne audits hebt uitgevoerd of hebt laten uitvoeren. De grote verschillen tussen deze twee soorten audits geef ik hieronder weer.

Interne audit:

• Heeft het in kaart brengen van verbetermogelijkheden als doel
• Geeft inzicht in werkwijzen en risicovolle momenten
• Zelf uitvoeren of laten uitvoeren
• Geen extra kosten (tenzij je de interne audits door een externe partij laat uitvoeren)
• Geen certificaat
• Uitvoering wordt gedaan door interne auditor(en)

Externe audit:

• Heeft het behalen van een certificaat als doel
• Eis van gemeente of zorgverzekeraar
• Uitgevoerd door certificerende instantie (CI)
• Bestaat uit fase één (documentatie audit) en een fase twee audit (implementatie audit)
• Toetsing van het gehele kwaliteitssysteem
• Certificaat voor de duur van 3 jaar
• CI komt ieder jaar weer terug voor een herbeoordeling
• Uitvoering wordt gedaan door vaste auditor voor de duur van 3 jaar
• Jaarlijkse kosten

7 tips voor een succesvolle externe audit in de zorg

1. Voer interne audits uit

Een succesvolle externe audit is afhankelijk van hoe goed je interne audits hebt uitgevoerd. Goed uitgevoerde interne audits zijn van grote waarde en kunnen voorkomen dat je tijdens een externe audit voor verrassingen komt te staan.

De uitvoering van interne audits wordt mogelijk als lastig ervaren, omdat men niet goed weet waar en hoe te beginnen. Wil je meer weten over de uitvoering van interne audits lees dan ons blog over interne audits.

2. Plan een voorbereidend gesprek

Het is verstandig om ruim van tevoren na te gaan wie de belanghebbenden zijn voor de externe audit en wie er aanwezig zijn op de dag(en) van de externe audit. Met deze medewerkers hou je een voorbereidend gesprek. Tijdens dit voorbereidende gesprek kun je de agenda van de externe audit bespreken en toelichten. Uiteraard is er dan ruimte voor de medewerkers om vragen te stellen. Geef aan dat de medewerkers een zo realistisch mogelijk beeld mogen geven van hun werkwijzen en werksituaties, maar dat het geen gelegenheid is om uitvoerig te ‘mopperen’ over specifieke arbeid gerelateerde zaken.

Wanneer je het gevoel hebt dat men het allemaal erg spannend vindt, kun je mogelijk wat spanning wegnemen door aan te geven dat het geen ‘examen’ is. Je kunt een externe audit namelijk ook zien als een kans. Een kans op verbetering van de kwaliteit. Wie wil dat nou niet?

3. Verzamel belangrijke gegevens

Voorafgaand aan de externe audit krijg je een agenda toegestuurd van de certificerende instantie (CI). In deze agenda staat beschreven welke documentatie ze in willen zien. Voorbeelden hiervan zijn o.a.:

• Het jaarplan
• Het jaarverslag
• Het meerjarenbeleid
• De directiebeoordeling
• Risicoanalyses van risicovolle processen
• Rapportage van de Arbo RI&E

Het is belangrijk om deze gedocumenteerde informatie binnen handbereik te hebben. In de laatste vier tips zal ik meer ingaan op je eigen handelen tijdens een externe audit.

4. Wees eerlijk

Het is belangrijk dat je eerlijk bent tegenover de auditor. Het heeft geen zin om de zaken mooier te maken dan ze zijn. Een ervaren auditor heeft dit snel genoeg door waardoor het een nadelig effect kan hebben op de sfeer tijdens de externe audit. Realiseer je dat deze auditor de volgende twee jaar ook jullie auditor is. Als je iets niet begrijpt, mag je ook vragen stellen aan de auditor. Op deze manier wordt de audit leerzamer. Het is echter niet de taak van de auditor om je daadwerkelijk te adviseren hoe je bepaalde zaken kunt verbeteren.

5. Geef je medewerkers de ruimte

Wanneer de auditor medewerkers tijdens hun werkzaamheden vragen stelt, hoeft hier geen leidinggevende bij aanwezig te zijn. Indien mogelijk is het fijn als medewerkers het werk even kunnen overdragen en op een rustige plek de vragen van de auditor kunnen beantwoorden in de tijd die ze daarvoor nodig hebben.

6. Geef compacte antwoorden

Beperk je zoveel mogelijk tot het geven van een compact antwoord. Je mag best een ervaring of leuke anekdote vertellen, maar de auditor heeft meestal een strakke planning. Een strakke planning waarin veel vragen gesteld moeten worden waarop de auditor graag een antwoord krijgt om een goed beeld te krijgen van het kwaliteitssysteem van jouw organisatie.

7. Blijf alert

Soms kan een auditor met een eis komen waar je niet van overtuigd bent of waar je nog niet eerder van gehoord hebt. Je kan dan vragen waar deze eis in de norm staat. Het kan echt wel eens voorkomen dat een auditor zich vergist en eisen van de ene norm verwisselt met de eisen van een andere norm. Dit gebeurt uiteraard niet vaak, maar het is goed om je te realiseren dat de auditor ook gewoon een mens is!

Hulp nodig bij de voorbereiding?

Heb je zo een beter beeld gekregen over de voorbereiding op een externe audit? Uiteraard willen wij je hier altijd bij ondersteunen. We kunnen je gedurende het gehele traject tot aan de externe audit begeleiden of alleen voor dát onderdeel waar jij behoefte aan hebt. Het is ook mogelijk je eigen kennis te vergroten door het volgen van een van onze trainingen op het gebied van kwaliteit. Of neem vrijblijvend contact op voor meer informatie of om te sparren met een expert. We denken graag met je mee.