Hoe ziet een externe audit dag eruit in de zorg?

Als kwaliteitsadviseur binnen de zorg begrijp je ongetwijfeld het belang van externe audits bij het waarborgen van hoogwaardige zorgkwaliteit. Maar hoe verloopt zo’n cruciale auditdag eigenlijk? In deze blog nemen we je in de 6 stappen mee in het proces van een externe audit dag binnen een zorgorganisatie.

1. Voorbereiding en kennismaking

Vooraf aan de audit is het zinvol de aanwezige medewerkers mee te nemen in de voorbereiding op de audit. Het is belangrijk dat ze het niet zien als een examen, maar als een kans om de processen en daarmee de kwaliteit binnen de organisatie te verbeteren. Belangrijk is ook dat indien men het antwoord op een vraag niet weet, zij niet in paniek raken, maar hierbij aangeven dat ze het navragen en er later op terug komen.

De auditdag begint met de verwelkoming van de externe auditors. Dit biedt jou en je team de kans om kennis te maken en eventuele vragen te stellen. Zorg hierbij dat je relevante documentatie georganiseerd en toegankelijk hebt, zodat auditors snel aan de slag kunnen. Daarnaast bevordert een warm welkom een positieve sfeer voor de rest van de dag.

2. Documentatie en procesbeoordeling

Een belangrijk onderdeel van de auditdag is de beoordeling van documentatie en processen. Auditors zullen de vereiste documenten doornemen, zoals protocollen, procedures en kwaliteitsregistraties. Zorg ervoor dat je documentatie up-to-date is en dat deze een accuraat beeld geeft van je dagelijkse praktijk. Het is ook handig om een overzichtelijke index of inhoudsopgave te hebben om het zoeken naar documenten te vereenvoudigen. Het gebruik van kwaliteitsmanagement software, zoals Q-link, helpt je om je kwaliteitshandboek eenvoudig te beheren.

3. Interviews en gesprekken

Auditors zullen interviews en gesprekken voeren met medewerkers op verschillende niveaus van de organisatie. Bereid je team voor op mogelijke vragen en benadruk het belang van eerlijke en gedetailleerde antwoorden. Geef je medewerkers het vertrouwen om hun kennis en ervaring te delen, wat leidt tot waardevolle inzichten voor de auditors.

4. Observaties ter plaatse

Auditors zullen ook ter plaatse observaties uitvoeren. Dit kan betrekking hebben op diverse aspecten, zoals hygiëne, veiligheid en de naleving van protocollen. Zorg ervoor dat je zorgomgeving op de auditdag representatief is voor de dagelijkse werking. Een opgeruimde en georganiseerde omgeving straalt professionaliteit uit.

5. Feedback en aanbevelingen

Na het doorlopen van alle stappen, delen de auditors feedback en aanbevelingen tijdens een afsluitend gesprek. Dit kan gaan om zowel sterke punten als verbeteringspunten. Luister actief naar deze feedback en zie het als een kans om te leren en te groeien. Stel hierbij gerichte vragen over mogelijke oplossingen en hoe je dit in jouw zorgorganisatie kunt toepassen. Zorg er daarnaast voor dat je een duidelijk beeld hebt van wat er na de auditdag gaat gebeuren, zoals het ontvangen van het auditrapport.

6. Implementatie van aanbevelingen

Na de auditdag is het aan jou en je team om aan de slag te gaan met de feedback en aanbevelingen van de auditors. Stel een actieplan op waarin je specifieke taken, verantwoordelijkheden en deadlines opneemt. Dit helpt om de aanbevelingen daadwerkelijk om te zetten in verbeteringen en veranderingen binnen je organisatie.

Een dag van evaluatie en groei

Een externe audit dag in de zorg is een dag van evaluatie en groei. Het biedt waardevolle inzichten in de prestaties van je organisatie en helpt om processen te stroomlijnen en de zorgkwaliteit te verbeteren. Als kwaliteitsadviseur is het essentieel om deze audits te omarmen als een kans om te leren, te verbeteren en samen te streven naar de best mogelijke zorg. Onthoud, een succesvolle audit dag begint met goede voorbereiding, open communicatie en een positieve houding.

Bron: Image by 8photo on Freepik