ISO 9001 [Checklist 2023]

Jouw organisatie wil aantonen dat ze kwaliteit levert. Een goede manier om dat te doen is een ISO 9001 certificaat te behalen. We hebben alles al goed geregeld! Toch?

Wat is nu het stappenplan als je wilt beginnen aan de certificering volgens ISO 9001: 2015?

Daarvoor hebben we een ISO 9001 checklist voor je gemaakt.

ISO 9001: Een praktische checklist

1. Creëer draagvlak bij management en directie
2. Communiceer verwachtingen
3. Voer een GAP-analyse uit
4. Maak een planning en stel een projectplan op
5. Breng de context van de organisatie in beeld
6. Bepaal de scope
7. Breng de processen in kaart
8. Voer interne audits uit
9. Voer de directiebeoordeling uit
10. Behaal je ISO 9001 certificering
11. Promoot je ISO 9001 certificaat

1. Creëer draagvlak bij management en directie

De ISO 9001:2015 vraagt betrokkenheid van management en directie. De gehele ISO 9001 certificering uitbesteden en vervolgens een certificaat op de deur plakken gaat dus niet. De auditor zal nagaan of het management en de directie betrokken is.

Als je voor het eerst gaat certificeren, moet je waarschijnlijk de nodige veranderingen in de organisatie doorvoeren. Voor het succesvol doorvoeren van grote veranderingen is draagvlak nodig. Medewerkers het belang laten inzien van een nieuwe werkwijze begint bij het management en de directie.

2. Communiceer verwachtingen

Door de verwachtingen m.b.t. het certificeringstraject uit te spreken richting de medewerkers, voorkom je misverstanden en conflicten. Het is belangrijk dat het voor alle betrokkenen duidelijk is wat hen te wachten staat. Door de verwachtingen bespreekbaar te maken, kom je erachter of deze intern overeenkomen. Als dat niet het geval is, kom je daar vóór de start van het traject achter en kun je deze verschillende inzichten samen aanpakken.

3. Voer een GAP-analyse uit

Met een GAP-analyse breng je de huidige situatie en de gewenste situatie in kaart door middel van meetbare prestatie indicatoren. Waar staan we nu en waar willen we naar toe? Wanneer je beide situaties in beeld hebt, kun je inzichtelijk maken wat het verschil is tussen de twee en wat ervoor nodig is om je doel te bereiken.

4. Maak een planning en stel een projectplan op

Je weet nu wat er moet gebeuren en kunt een planning gaan maken.

Wanneer wil je gecertificeerd zijn? Op basis daarvan vraag je offertes op bij Certificerende Instellingen (CI’s). Zij zijn de officiële organisaties die een ISO 9001 certificaat mogen afgeven. Met de CI plan je de data voor de audit. CI’s waar wij veel mee samenwerken zijn: TÜV Nederland en Dekra.

Wat moet er voor de auditdata gebeuren? Maak een planning en stel een projectplan op.

Download ons Projectplan Template voor een gestructureerde start!

5. Breng de context van de organisatie in beeld

De context van de organisatie is de omgeving waarin jouw organisatie zich bevindt. Je kunt de context van je organisatie het beste in kaart brengen met een context-/stakeholderanalyse.

• Welke interne en externe factoren hebben invloed (positief of negatief) op de doelstellingen van de organisatie?
• Wie zijn relevante stakeholders/belanghebbenden?
• Welke behoeften en verwachtingen hebben de verschillende stakeholders en op welke wijze kan hieraan voldaan worden?

Hieronder hebben we een verkort voorbeeld toegevoegd van een stakeholderanalyse.

Zet het nummer van de stakeholder in de onderstaande figuur. Hoeveel invloed heeft deze stakeholder op ons? Hoe belangrijk zijn wij voor deze stakeholder?

Bijvoorbeeld:

• De leverancier van kantoorartikelen heeft weinig invloed op jou. Als hun producten niet bevallen, zoek je gemakkelijk een nieuwe leverancier. Ook ben jij niet zo heel belangrijk voor hen. Ze hebben waarschijnlijk veel meer klanten. Jij bent slechts één van hun klanten. Je plaatst deze stakeholder in het kwadrant ‘Minimaal monitoren’.
• De zorgverzekeraars hebben veel invloed op jou. Zonder hen wordt de zorg immers niet vergoed. Voor hen ben jij helemaal niet zo belangrijk. Jij bent één van de vele organisaties aan wie zij zorg vergoeden. Je plaatst hen in het kwadrant ‘Tevreden houden’.

Formuleer vervolgens kansen en risico’s die voortkomen uit je analyse. Op basis daarvan plan je relevante acties om op de kansen en risico’s in te spelen.

6. Bepaal de scope

De scope geeft aan wat de kaders van je certificering zijn. Wat valt er wel en niet onder jouw certificering? Een goed afgebakende scope schept duidelijkheid.

Als er van jouw organisatie geëist wordt dat je voor een bepaalde dienstverlening gecertificeerd bent, kun je ervoor kiezen om alleen die dienstverlening te certificeren. Niet de gehele organisatie laten certificeren, scheelt tijd. En omdat er minder audittijd nodig is, scheelt dat ook in de kosten.

7. Breng de processen in kaart

Welke processen komen er naar voren in jouw primaire processen, ondersteunende processen, kwaliteitsbeleid en kwaliteitsmanagementsysteem? De meeste zorgorganisaties leggen hun processen vast in een kwaliteitshandboek. Als je al een kwaliteitshandboek hebt, ga je na of dit compleet is. Je komt er het beste achter of je zaken in je handboek mist, door je handboek in de dagelijkse praktijk te gebruiken. Als je erachter komt dat er procedures zijn die je niet goed genoeg hebt omschreven, vul je het handboek aan.

8. Voer interne audits uit

Interne audits zijn vereist voor ISO 9001 certificering. Wanneer je alle processen in beeld hebt, voer je interne audits uit. Een interne audit is een zelftest over jouw processen. Je checkt of de procedure en de werkwijze overeenkomen. Ook ga je na of de procedure en de werkwijze voldoen aan de norm en geldende wet- en regelgeving.

Meer weten over het uitvoeren van interne audits? Lees ook ons blog Interne audits: een praktisch voorbeeld.

9. Voer de directiebeoordeling uit

Het doel van de directiebeoordeling, ook wel systeembeoordeling genoemd, is om periodiek het kwaliteitsmanagementsysteem te beoordelen op:

• Geschiktheid
• Passendheid
• Doeltreffendheid

Vraag je bij alle onderdelen van je kwaliteitsmanagementsysteem af: ‘Werkt de manier waarop we dit nu doen?’ Vervolgens ga je aan de slag met mogelijke verbeteracties. De directiebeoordeling is tevens een vereiste voor de ISO 9001 certificering.

10. Behaal je ISO 9001 certificering

Met de norm en geldende wet- en regelgeving in de hand heb je de nodige wijzigingen doorgevoerd in je organisatie. De CI voert de audit uit en bepaalt of jij je certificaat verdient. Als de CI tekortkomingen vaststelt, kan het zijn dat je het certificaat pas krijgt als je de tekortkomingen hebt opgelost. Mocht je er niet uitkomen, we begeleiden je graag in jouw ISO 9001 certificeringstraject.

11. Promoot je ISO 9001 certificaat

Gefeliciteerd! Je hebt het ISO 9001 certificaat behaald. Je hebt hard gewerkt en je mag dan ook laten zien dat je daar trots op bent. Hoe pak je de promotie van het certificaat aan? We geven je een aantal tips:

• Plaats het keurmerk van je CI op jouw website
• Print je certificaat uit, lijst het in en hang het op in de publieke ruimten van je organisatie
• Laat je belangrijkste stakeholders weten dat je gecertificeerd bent
• Deel je behaalde certificering op social media.

Let wel, als je er in de scope voor hebt gekozen om een deel van je organisatie te certificeren, is het belangrijk dat je dit duidelijk communiceert. Je mag niet beweren dat je organisatie volledig gecertificeerd is, als dat niet zo is.

Conclusie

In deze checklist hebben we je uitgelegd wat de hoofdlijnen zijn als je begint aan ISO 9001 certificering. Maar hoe verwerk je de norm, wet- en regelgeving in de dagelijkse praktijk van je organisatie? Hoe interpreteer je de norm? Welke wet- en regelgeving geldt voor je organisatie?

Limpens en Partners heeft ruim 25 jaar ervaring in het antwoord geven op dergelijke vragen. We begeleiden je graag bij je certificering en leren je ondertussen ook hoe je het bij de volgende audit zelf kan.

Voor meer informatie, neem contact met ons op of bel 035-621 06 00.