PDCA-cyclus in de zorg + voorbeeld

Hoor je mensen praten over het verbeteren van de kwaliteit dan hebben ze het al snel over de PDCA-cyclus, oftewel de verbetercyclus. De PDCA-cyclus wordt vaak gebruikt in de zorg, omdat het cyclische karakter aangeeft dat de kwaliteitsverbetering continu onder de aandacht is.

Wat is de PDCA-cyclus?

Oorspronkelijk is het PDCA-principe ontwikkeld door W. Shewhart in 1939. Het was ook wel bekend onder de term ‘The Shewhart Cycle‘. In de jaren 50 heeft William Edwards Deming het principe als onderdeel van kwaliteitsmanagement doorontwikkeld en is deze omgedoopt in ‘The Deming Circle’.

De cirkel van Deming is een hulpmiddel om de kwaliteit te verbeteren en gaat uit van de veronderstelling dat elk proces een cyclus ondergaat. In deze cyclus wordt continu bewaakt of het beoogde resultaat daadwerkelijk bereikt wordt en of dit ook zo blijft.

Hoe werkt de PDCA-cyclus in de zorg?

De PDCA-cyclus is een waardevolle methode binnen de zorg, omdat het ervoor zorgt dat je continu aan het verbeteren bent. Kwaliteit staat niet stil. Een belangrijk aspect dat je hierin niet mag vergeten is de aantoonbaarheid van de verbetercyclus. Bij stap 3 en 4, Check en Act, gaat het namelijk wel eens mis of men slaat deze twee stappen over.

Binnen de zorg werken over het algemeen veel “doeners”, daar is helemaal niets mis mee, dat ben ik zelf ook ?, met andere woorden, er wordt heel veel gedaan. Men signaleert van alles wat niet juist is en handelt hier direct naar. In alle hectiek en drukte wordt zowel de constatering als de verbeteractie niet altijd vastgelegd. Op deze manier ontstaat er wel een verbetercyclus, maar deze is niet aantoonbaar.

Stap 1 en 2 (Plan en Do) zijn vaak het makkelijkst te vertalen naar de praktijk.

PLAN

Stap 1: je wilt iets veranderen binnen een bestaand proces of een nieuw proces implementeren en dus maak je een Plan. Dit kan een project-, verbeter-, begeleidings- of zorgplan zijn.

Zorg er altijd voor dat je de doelstellingen in dit plan SMART (Specifiek, Meetbaar, Realistisch en Tijdsgebonden) formuleert. Wanneer je de doelstellingen SMART formuleert, is het namelijk eenvoudiger verbeteractiviteiten te bedenken en vervolgens te verwerken in het plan.

Ik lees vaak doelstellingen als:

• De zorgverleners en/of medewerkers moeten volgend jaar voldoende scholingen volgen.
• We moeten beter controleren of de zorgdossiers compleet zijn.
• De heer De Jong moet meer eiwitten eten.
• We moeten de ID controle bij de inschrijving van een nieuwe cliënt beter uitvoeren.

De termen ‘beter’ en ‘voldoende’ zijn niet concreet genoeg. Je kunt dan niet goed aangeven of de doelen uiteindelijk behaald zijn. Want wat is nu beter? Of wat is voldoende of meer? Daar kan iedereen een andere interpretatie aan geven en bovendien is het lastiger te bepalen welke verbeteracties er ingepland moeten worden om deze doelen te behalen.

Voorbeelden van een SMART geformuleerde doelstellingen:

• Voor 1 maart 2023 hebben alle zorgverleners de BHV cursus afgerond en een kopie van het certificaat ingeleverd bij de afdeling personeelszaken.
• Vanaf 1 april is er in ieder zorgdossier een ingevulde risicoanalyse op cliëntniveau aanwezig.
• Op 1 maart 2023 kan De heer De Jong van het bed naar de trap lopen zonder rollator.
• Vanaf 1 maart 2023 controleren we bij iedere nieuwe inschrijving het ID bewijs en noteren we het nummer van het bewijs op het inschrijfformulier en/of leggen we dit vast in het digitale dossier.

Nadat je alle verbeteracties hebt ingepland is het zinvol om meteen een evaluatie in te plannen. Een evaluatie is een belangrijke aanvulling op de verbetercyclus.

Download ook ons Projectplan Template en ga gestructureerd te werk!

DO

Stap 2: ‘Do’ zegt het al, dit is de uitvoerende fase. Hierin ga je alle geplande verbeteractiviteiten uitvoeren, zoals beschreven in het plan. Let erop dat je hierbij laat zien dat verbeteractiviteiten zijn uitgevoerd of afgehandeld. Hoe je dat precies moet doen is helemaal afhankelijk van de manier van werken van jouw organisatie en/of jouw werkzaamheden.

CHECK

Stap 3: bij ‘Check’ gaat het om het controleren (verifiëren) of de acties die je in het plan hebt gezet ook daadwerkelijk uitgevoerd en behaald zijn in de uitvoerende (Do) stap. Analyseer het resultaat, wat gaat er goed en wat kan er beter.

ACT

Als blijkt dat het beoogde resultaat niet is zoals in het plan beschreven staat, zal je in actie moeten komen (Act) om ervoor te zorgen dat je alsnog het gewenste resultaat bereikt. Bij de PDCA-cyclus is er eigenlijk geen einde, want het is een cirkel ?.

Je blijft continu nagaan of alles nog verloopt zoals het bedoeld is en stelt bij daar waar nodig. Ook al is het doel behaald, je blijft monitoren of het zo blijft of eventueel nog beter kan. Wanneer de uitvoering van het plan of proces goed gaat, kun je ervoor kiezen om de frequentie waarmee je controleert te verlagen. In het geval dat het resultaat nog niet is behaald, voer je deze frequentie juist op.

PDCA-cyclus in de zorg: een voorbeeld

Plan

Stel je wil de incidentenregistratie nieuw leven in blazen om de kwaliteit en veiligheid te verbeteren. Wanneer er meer wordt vastgelegd, is het eenvoudiger om trends waar te nemen en oorzaken te achterhalen. Wanneer je de oorzaak van een incident weet, kun je concrete verbetermaatregelen inplannen.

Wellicht zijn er allerlei redenen waarom medewerkers niet of nauwelijks incidenten en/of (bijna) incidenten vastleggen. Zoals bijvoorbeeld:

• Login vergeten
• Geen tijd
• Niets te melden
• Wat heeft het voor zin
• Voelen zich niet veilig om te melden
• Niet handig met computers

Of er wordt wel geregistreerd, maar het zijn steeds dezelfde medewerkers. Kortom tijd voor een verbeterplan.

Doelstellingen (SMART):

• Op 14 februari is het verbeterplan klaar.
• Op maandag 20 februari wordt het verbeterplan met alle medewerkers besproken.
• Op maandag 27 februari hebben alle medewerkers opnieuw instructie gekregen over het doen van registraties en is iedereen op de hoogte van wat je allemaal kunt registreren.
• In week 10 zijn er 2 groepssessies gepland om met elkaar te bespreken wanneer je nou wel of geen registratie vastlegt en of mensen zich veilig voelen om te registreren.
• Vanaf 1 maart legt iedere medewerker minimaal 1 registratie per week vast (denk aan (bijna-) incidenten, klachten of complimenten).
• In de eerste week van mei heeft er een evaluatie van het project plaatsgevonden.

Plan vervolgens alle benodigde activiteiten in om de doelstellingen uit te voeren dan wel te behalen.

Do

Voer alle verbeteractiviteiten uit volgens plan en leg vast dat het is uitgevoerd en wanneer.

Check

Ga na of alle verbeteractiviteiten zijn uitgevoerd.

• Op 14 februari is het verbeterplan klaar √
• Op maandag 20 februari wordt het verbeterplan met alle medewerkers besproken √
• Op maandag 27 februari hebben alle medewerkers opnieuw instructie gekregen over het doen van registratie en zijn op de hoogte van wat je allemaal kunt registreren. √
• In week 10 is er 1 groepssessie uitgevoerd om met elkaar te bespreken wanneer je nou wel of geen registratie vastlegt en of mensen zich veilig voelen om te registreren. √
• Vanaf 1 maart legt iedere medewerker minimaal 1 registratie per week vast (denk aan (bijna-) incidenten, klachten of complimenten). X
• In de eerste week van mei heeft er een evaluatie van het project plaatsgevonden. √

Act

Tijdens de evaluatie van het project is gebleken dat alle activiteiten zijn uitgevoerd. Echter, de doelstelling betreffende het registreren is nog niet helemaal behaald. Twintig procent van de medewerkers geeft aan dat het niet duidelijk is wat er nou wel of niet gemeld en/of geregistreerd moet worden. Een klein gedeelte van de medewerkers heeft de bijeenkomst in week 10 niet bij kunnen wonen.

Naar aanleiding van deze evaluatie kom je weer aan bij stap 1: Plan. Plan opnieuw een verbetermaatregel in. In dit geval zal er opnieuw een groepssessie ingepland worden waarbij de overige medewerkers aanwezig kunnen zijn.

Als je uiteindelijk de doelstelling wel behaalt, houdt de monitoring niet op. Je blijft periodiek, bijvoorbeeld iedere maand, controleren of de doelstelling nog steeds behaald wordt. Wanneer het een kwartaal goed gaat, kun je de meetfrequentie uiteraard verlagen en andersom.

Hulp bij kwaliteitszorg?

Heb je na het lezen van dit blog over de PDCA-cyclus, het continue verbeteren, voldoende informatie en inspiratie gekregen om jullie eigen doelen te vertalen naar de praktijk? In het geval je nog niet zo veel ervaring hebt of je het fijn vindt om hierbij begeleid te worden, schroom dan niet, ontstress jezelf en neem vrijblijvend contact met mij of met een van mijn collega’s op via 035-621 06 00.

Ook als je andere vragen hebt op het gebied van kwaliteit en/of certificering staan wij jou graag te woord. We denken graag met je mee!