Wat is een directiebeoordeling? [Voorbeeld + Checklist]

De directiebeoordeling wordt ook wel managementreview of systeembeoordeling genoemd. Persoonlijk vind ik ‘directiebeoordeling’ de mooiste term, omdat hieruit naar voren komt dat deze beoordeling (mede) door de directie moet worden uitgevoerd. Systeembeoordeling dekt echter meer de lading, omdat het immers een beoordeling over je kwaliteitsmanagementsysteem is. Volgens de HKZ of ISO 9001 kwaliteitsnormen wordt je verplicht gesteld elk jaar een directiebeoordeling uit te voeren.

Directiebeoordeling wordt nogal eens verkeerd geïnterpreteerd. Men maakt er een soort jaarverslag van of men vermoedt dat het een beoordeling is over de directie. In geval je er een jaarverslag van maakt, krijg je sterk het gevoel dat je zaken dubbel aan het beschrijven bent en dat is natuurlijk niet de bedoeling. Verder in het blog zal ik hier meer over toelichten. 

Wat is een directiebeoordeling?

De directiebeoordeling is een bijeenkomst die de directie houdt om vast te stellen of het kwaliteitsmanagementsysteem nog steeds geschikt en doeltreffend is en of deze past bij de strategie van de organisatie. In feite ga je alle jaarlijkse verplichte verbeterinstrumenten na en dan bepaal je of het instrument, bijvoorbeeld het klanttevredenheidsonderzoek, werkt zoals bedoeld is en of het gewenste effect bereikt is.

Als na de beoordeling blijkt dat het instrument (deels) niet werkt, ga je na waarom het niet werkt (oorzaakanalyse) en plan je concrete verbeteracties in voor het komende jaar. Met deze verbeteracties vergroot je de doeltreffendheid van je kwaliteitsmanagementsysteem en de verbeterinstrumenten. Bovendien is het verslag van de directiebeoordeling het bewijsmateriaal dat de directiebeoordeling heeft plaatsgevonden.

Hoe vaak voer je een directiebeoordeling uit?

In de betreffende kwaliteitsnorm, bijvoorbeeld HKZ of ISO 9001, staat beschreven dat je de directiebeoordeling moet uitvoeren volgens een vooraf vastgestelde frequentie, maar in ieder geval minimaal een keer per jaar.

In de praktijk hoor ik regelmatig dat men het opstellen van een directiebeoordeling lastig vindt en het gevoel heeft veel zaken dubbel te beschrijven. Een mogelijke oorzaak hiervan is dat men in de directiebeoordeling te veel ingaat op de inhoud van de uitkomsten van het betreffende verbeterinstrument.

Op deze manier gaat het meer lijken op een jaarverslag dan een directiebeoordeling. De directiebeoordeling mag wel een onderdeel zijn van het jaarverslag, maar dan is het belangrijk dat het heel duidelijk is welk deel tot de directiebeoordeling behoort en welk deel onder het jaarverslag valt.

Directiebeoordeling voorbeeld

Stel je wilt de uitvoering van de interne audits beschrijven in de directiebeoordeling. In deze beoordeling ga je dan niet inhoudelijk in op de uitkomsten van deze interne audits. Je gaat wel beoordelen of de manier zoals jullie de audits het afgelopen jaar hebben uitgevoerd de juiste is geweest en of ze het gewenste effect hebben gehad. Je gaat na of het proces rondom de uitvoering van de interne audits is verlopen zoals de bedoeling was. Je kunt jezelf bijvoorbeeld de volgende vragen stellen:

• Zijn de interne audits allemaal volgens planning verlopen?
• Hadden de interne auditoren voldoende kennis en tijd om de audits uit te voeren?
• Hoe hebben de auditees het ervaren?
• Werd er gebruik gemaakt van standaard vragenlijsten of zijn er aan de hand van de betreffende procedures nieuwe vragenlijsten opgesteld?
• Is het inzichtelijk welke vragen er gesteld zijn?
• Zijn er van de interne audits verslagen vastgelegd?
• Is het duidelijk wat de opvolging is geweest? Met andere woorden: zijn er oorzaakanalyses gemaakt van de bevindingen en zijn er verbeteracties ingepland?

Download onze interne audit vragenlijst, bespaar tijd en ga gestructureerd te werk.

Je bespreekt dus samen hoe het proces van de interne audits het afgelopen jaar is verlopen. Vervolgens bepaal je samen op welke knelpunten er verbeteracties nodig zijn. Dit zijn dan de verbeteractiviteiten naar aanleiding van de directiebeoordeling. Hieronder zie je een afbeelding van een directiebeoordeling in het digitale kwaliteitssysteem Q-link. De verbeteractiviteiten worden, in dit voorbeeld, tot slot gekoppeld aan het betreffende verbeterinstrument en/of onderwerp.

Als voorbeeld het onderdeel ‘Interne audits’ uit de directiebeoordeling.

Checklist

Je weet nu wat een directiebeoordeling is, hoe vaak je deze uitvoert en je hebt een concreet voorbeeld uit de praktijk gekregen. Het is nu tijd om aan de slag te gaan. Om je op weg te helpen geven we je nog een checklist mee die je helpt de stappen gestructureerd te doorlopen.

Werkwijze
1. Informatie verzamelen

• Wanneer: voorafgaande aan de bijeenkomst.
• Door wie: vaak door kwaliteitsfunctionaris.
• Onderwerpen: zie hieronder.

2. Informatie bespreken tijdens de directiebeoordeling

• Hoe loopt het proces?
• Wat levert het op? Wat zijn de belangrijkste bevindingen?
• Wat zijn de oorzaken van zaken die niet goed lopen?
• Welke actie(s) moeten we ondernemen om het verbeterinstrument effectiever te maken?

3. Verslag maken van de directiebeoordeling. Het verslag van de directiebeoordeling kan ook onderdeel zijn van het jaarverslag.

4. Acties die uit de directiebeoordeling komen, doorzetten naar ‘dagelijkse’ plannings- en bewakingsmechanismen, bijvoorbeeld de actielijst van het werkoverleg.

In de betreffende norm, bijvoorbeeld HKZ of ISO-9001, kan je precies zien welke onderdelen er in ieder geval in de directiebeoordeling moeten worden opgenomen.

Draagvlak voor de directiebeoordeling

Onbekend maakt onbemind. In de praktijk hoor ik regelmatig de opmerking: “Er is niets veranderd ten opzichte van vorig jaar, dus waarom moet ik dit document nu weer gaan opstellen?’ Wanneer de betrokkenen niet goed weten wat er precies in een directiebeoordeling moet komen te staan en wat ervan verwacht wordt, zal men het nut van de directiebeoordeling niet snel inzien. Ook wanneer het inhoudelijk een soort jaarverslag wordt, is het niet vreemd dat men de toegevoegde waarde van de directiebeoordeling niet meer helemaal ziet.

Om draagvlak te creëren, zal je de betrokkenen het nut en het belang van de directiebeoordeling moeten laten inzien. Alle betrokkenen dienen goed op de hoogte te zijn en begrijpen wat er met een directiebeoordeling wordt bedoeld. Aan de hand van een goed format en de checklist kun je de uitgangspunten van een directiebeoordeling eerst met elkaar doornemen en bespreken alvorens je de benodigde informatie gaat verzamelen.

Directiebeoordeling rapporteren

Evalueer dus aan de hand van een format, alle jaarlijkse verbeterinstrumenten. Beschrijf wat er goed is gegaan en wat er beter kan. Beoordeel of het proces van het betreffende instrument werkt zoals bedoeld is. Heeft het instrument het gewenste effect gehad? Zijn er concrete uitkomsten waarmee je weer kunt verbeteren?

Let erop dat er een duidelijk onderscheid is tussen het jaarverslag en de directiebeoordeling en dat je concrete verbetermaatregelen formuleert en aantoonbaar inplant. De directiebeoordeling stel je ongeveer één maand voorafgaand aan de externe audit op en je beoordeelt op dat moment de afgelopen 12 maanden. Het betreffende tijdspad hoeft dus niet per se vanaf 1 januari tot en met 31 december te zijn. Wanneer je bijvoorbeeld in september een externe audit hebt en je een directiebeoordeling schrijft over het voorgaande jaar, is er niets beschreven over de afgelopen negen maanden. In die periode kan er weer van alles binnen je organisaties gebeurd zijn.

Conclusie

Heb je na het lezen van dit blog over de directiebeoordeling voldoende informatie en inspiratie gekregen om direct aan de slag te gaan? In het geval je nog niet zo veel ervaring hebt of dat je het fijn vindt om hierbij begeleid te worden, schroom dan niet, ontstress jezelf en neem vrijblijvend contact met mij of met een van mijn collega’s op via 035-621 06 00.
Ook als je andere vragen hebt op het gebied van kwaliteit en/of certificering staan wij jou graag te woord. We denken graag met je mee.