Wat is een interne audit?

Interne audits worden in de praktijk vaak op de lange baan geschoven. Waarom is dat? Vaak komt het door tijdgebrek en het ontbreken van de juiste kennis om een interne audit uit te voeren. Eigenlijk is het gewoon een kwestie van doen. Hoe vaker je een interne audit uitvoert, hoe beter je wordt. Uiteindelijk ga je het zelfs leuk vinden!

In dit blog lees je over de verschillende stappen die nodig zijn om een interne audit goed uit te voeren en de valkuilen die je tegen kunt komen.

Interne audit: Wat is het en waarom is het belangrijk?

Een interne audit is een verbeterinstrument, omdat je met een interne audit de kwaliteit binnen je organisatie kunt verbeteren. Wanneer er gesproken wordt over het continu verbeteren van de kwaliteit heb je het over de PDCA-cyclus (Plan, Do, Check en Act). Een interne audit kan bovendien voorkomen dat je tijdens een externe audit voor verrassingen komt te staan.

Tijdens een interne audit vergelijk je de beschreven processen met de praktijk en je kijkt of de werkwijze voldoet aan de normen en wet- en regelgeving.

Je kunt een interne audit op verschillende manieren uitvoeren. De meest gebruikelijke manier is het interviewen van één of meerdere collega’s aan de hand van vooraf opgestelde vragen over een bepaalde procedure. Je collega’s kunnen dit best spannend vinden. Het is belangrijk dat je ervoor zorgt dat je collega’s inzien dat het geen examen is. Het proces wordt immers getoetst en niet de medewerker zelf.

Om kwaliteit van zorg te leveren, wil je dat iedereen zich houdt aan de beschreven procedures en op dezelfde manier te werk gaat. Tijdens een interne audit kun je bijvoorbeeld constateren dat je collega’s verschillende werkwijzen aanhouden. Dit noem je dan een bevinding. Een bevinding wordt ook wel een tekortkoming genoemd.

Na de interne audit maak je een rapportage. De opvolging van de interne audit ligt bij het management of de kwaliteitsverantwoordelijke. Vervolgens gaan zij achterhalen hoe het komt dat er verschillende werkwijzen worden aangehouden. Dit noem je een oorzaakanalyse. Pas wanneer de oorzaak duidelijk is, kunnen er een of meerdere verbetermaatregel(en) worden opgesteld en geïmplementeerd.

Een half jaar na de implementatie van de verbetermaatregelen volgt er een evaluatie. Aan de hand van deze evaluatie volgen er mogelijk opnieuw verbetermaatregelen. Op deze manier is de (PDCA) cirkel rond. Je bent dan continu de kwaliteit van zorg aan het verbeteren.

Wie voert de interne audit uit?

Een interne audit wordt meestal uitgevoerd door daarvoor aangewezen/gevraagde interne auditoren. De audit kan ook door een externe partij worden uitgevoerd. Interne auditoren zijn medewerkers met affiniteit voor kwaliteit vanuit verschillende functies uit dezelfde organisatie. Wanneer de audit door twee auditoren wordt uitgevoerd, kan de één rapporteren en de ander vragen stellen.

Het is belangrijk dat je als interne auditor voldoende scholing, tijd en ruimte krijgt om de voorbereiding tot en met de rapportage van een interne audit goed uit voeren.

De interne audit planning wordt vaak door een andere (kwaliteits)functionaris gemaakt.

Interne audits: De verschillende soorten

Compliance audit

Een compliance audit wil zeggen dat je controleert of de organisatie voldoet aan de betreffende wet- en regelgeving. Een voorbeeld kan zijn een interne audit gericht op de AVG wetgeving of op de uitvoering van de ARBO wet.

Procesgerichte audit

Een procesgerichte audit zegt eigenlijk al wat het is. Een procesgerichte audit richt zich op bedrijfsprocessen. Je kunt hierbij denken aan het gehele proces van opname van een cliënt. Je gaat in eerst instantie niet uit van de wet- en regelgeving, maar vanuit het beschreven proces zelf. Wat gaat er goed in dit proces en wat kan er beter, efficiënter of anders? Een procesaudit geeft je veel inzicht in de verbeterpunten van je bedrijfsprocessen.

Thema audit

Met een thema audit richt je je op een bepaald thema binnen jouw organisatie. Je kunt hierbij denken aan een thema als kwetsbare ouderen, valpreventie, ondervoeding of medicatieveiligheid. Met een thema audit wordt er gekeken waar, wanneer en of het thema voldoende aanwezig is binnen de bestaande processen en hoe dit wordt vertaald naar de praktijk. Hebben we voldoende aandacht voor dit onderwerp? Of laten we kansen liggen? Waar gaat het goed en waar kan het beter?

Doelstellingen audit

Met een doelstellingen audit ga je na of je met alle processen voldoende resultaat-/doelgericht bezig bent. Kan het beter, kan het sneller/goedkoper en/of efficiënter? Het liefst met behoud van hetzelfde of een beter resultaat.

Interne audit onderwerpen

Tijdens een interne audit kun je in principe alle onderwerpen behandelen die relevant zijn voor je organisatie. Pak het handboek er maar eens bij om ideeën op te doen. Begin bij het primaire proces, want dat is het belangrijkste proces. Je kunt bijvoorbeeld beginnen met een proces zoals de aanmelding van een cliënt, de uitvoering van zorg of medicatiebegeleiding.

Het kan zijn dat een bepaald proces of thema tijdens een externe audit niet zo goed naar voren is gekomen. Dan kan het zinvol zijn dit proces of thema voorrang te geven op de andere onderwerpen.

Hoe je een goede auditplanning maakt, lees je in onze blog ‘Interne audit: een praktisch voorbeeld’.

Zelf aan de slag

Heb je er al een beetje zin in? En heb je voldoende inspiratie?

In het geval je nog niet zoveel ervaring hebt, is het wellicht een idee om het gesprek op te nemen. Voorafgaand aan de audit vraag je dan toestemming aan je collega(’s) om het gesprek op te nemen. Je kunt naderhand de antwoorden nog eens rustig beluisteren en tevens je eigen interne audit vaardigheden evalueren. Wat deed ik goed en heb ik voldoende doorgevraagd? Waar moet ik de volgende keer op letten en ben ik wel objectief gebleven?

Maak het jezelf niet te moeilijk als je voor het eerst een interne audit gaat uitvoeren. Om je te ondersteunen hebben we alvast een voorbeeld van een “interne audit vragenlijst” voor je gemaakt. Download de vragenlijst, pak de betreffende procedure erbij en lees deze aandachtig door.

Bedenk bij iedere stap binnen een proces een of meerdere vragen en schrijf ze allemaal op. Uiteindelijk kun je minder relevante vragen verwijderen. In geval je het beschreven proces niet goed begrijpt, kan je daar ook vragen over stellen. Het kan zijn dat het proces niet volledig is beschreven. Het doorvragen gaat vaak vanzelf tijdens het uitvoeren van de interne audit. Wees niet te streng voor jezelf. Je zult zien dat je er steeds vaardiger in wordt.

Veel succes!